很多企业在进行备件管理，特别是备件计算机管理时，通过编制备件手册和台账来规范和监控备件管理工作的各环节，确保备件资金的有效利用和备件数据的有效管理和监控。
1. 备件手册
（1）备件使用手册
备件使用手册由设备目录及静态信息、动态信息三部分组成。
将设备项目中的主要字段抽取组成设备目录，主要由资产代码、设备类型、设备名称、设备原值、使用单位、设备制造厂和设备制造国等项目组成。
将备件信息中的主要字段抽取组成备件的静态信息，主要由资产代码、物资（备件）编号、备件名称、备件型号、单机在用量、材质、备件制造厂、备件制造国和单件重量等项目组成。
而备件台账中的一些随时发生变化的信息项目组成动态信息。
“资产代码”做为关键项目，可以和企业ERP系统或者EAM系统保持一致。用于实现“设备目录”与“静态信息”两个数据库之间的联动查询
（2）备件供应手册
备件供应手册由备件供应厂商目录和备件供应明细两部分组成。
备件供应厂商目录由企业代码、企业名称、企业简称、法人代表、邮政编码、业务代表、电话区号、业务电话、开户银行、银行帐税号、企业资信、注册资金、所属行业、通信地址、主营业务、服务承诺、信誉备忘录等信息项目组成。
备件供应明细由企业代码、备件类别、备件名称、备件型号、备件规格、包装长度、包装宽度、包装高度、单重、参考单价、报价日期、计量单位、是否送货、发货周期、备件制造厂、质量承诺、备件用途等信息项目组成。
企业代码用于实现备件供应厂商目录和备件供应明细两个数据库之间的联动查询。
有了备件供应手册可以在备件采购时货比三家、节省资金、缩短订货周期、体现订货透明度等。
2. 备件台账
六本台账的信息项目均由基本项目和扩充项目两部分组成。所谓基本项目是指台账所必须有的项目，扩充项目是指管理人员根据实际需要在台账中扩充的一些项目。基本项目缺一不可，否则计算机信息系统将出现运行故障。扩充项目无论多少计算机都将尽可能纳入管理。
每一本台账的信息录入分为键盘录入和自动录入两种方式。所谓自动录入是指由计算机依照某种规则自动将其它台账中的信息抄录甚至通过计算后录入到本台账中，不但提高了信息的录入速度而且避免了重复信息在键盘录入时可能造成的录入误差。如果某一本台账的扩充项目与另一本台账或手册中基本项目同名，则其信息计算机自动从基本项目中抄录过来。
（1）定额台帐
基本项目包括：物资编号、备件名称、统计类别、财务类别、前三年消耗量、前二年消耗量、前一年消耗量、年消耗量定额、年消耗资定额、最高储备量、最高储备资金、最低储备量、最低储备资金、在用总量、订到货天数、订货点、定额单价、备件型号、定额编制期。
扩充项目可由单机在用量、单重、用途、材质、计量单位、总价、总重、备注等组成。
与其它台账的受控关系：
1）由备件使用手册由计算机自动读入同名项目内容，从而建立储备定额台账，计算在用备件总量。
2）由入库台账计算储备备件的历史订到货天数（订货周期）。
3）由出库台账计算储备备件有关历史消耗量。
4）自动计算有关储备定额及订货点等项目参数。
（2）计划台账
基本项目包括：物资编号、计划编号、备件名称、备件型号、计划订货量、计划单价、最新单价、次新单价、定额单价、年耗数量累计、年耗资金累计、已到货数量、未到货数量、计划日期、计划交货期、计划执行进度。
扩充项目可由库存数量、在用总量、最低储备量、年耗量定额、计量单位、用途等组成。
与其它台账的受控关系：
1）根据备件定额台账自动录入同名项目建立年度计划管理台账。并将去年已订货但尚未执行完毕的订货计划结转到当前计划。
2）在备件出库时根据消耗台帐自动计算填写年耗数量累计、年耗资金累计，必要时自动填写计划编号、计划日期、计划订货量、定额单价，提出订货计划。
3）在备件入库时根据入库台帐自动计算填写最新单价、次新单价、已到货数量、未到货数量、计划执行进度。
（3）合同台账
基本项目包括：物资编号、计划编号、合同编号、备件名称、备件型号、订货数量、订货单价、交货批次、计划交货期、合同签约期、合同生效期、合同终止期、约定交货地、最近到货时间、备件供应商、备件制造厂。
扩充项目可由已交货数量、未交货数量、已交货批次、实际付款期、质量承诺、服务范围、厂商报价、厂商签约人、订货签约人、订货审批人、审批人意见、单重、用途、备注、总价、总重、计量单位等组成。
与其它台账的受控关系：
1）根据计划台账自动录入同名项目内容建立合同台账。
2）在备件入库时根据收入台帐自动计算填写交货批次、最近到货时间及其它与收入台帐同名的项目内容。
（4）收入台账
基本项目包括：入库批号、物资编号、备件名称、入库数量、入库单价、入库类别、统计类别、财务类别、计划编号、合同编号、备件型号、存放位置。
扩充项目可由备件制造厂、单重、材质、计量单位、订货员、保管员、批准人、备注、用途等组成。
与其它台账的受控关系：
1）根据计划台账自动录入计划编号等同名项目内容。
2）根据合同台账自动录入合同编号等同名项目内容。
3）根据定额台账自动录入统计类别等同名项目内容。
4）根据库存台账自动录入存放位置等同名项目内容。
5）根据备件使用手册自动录入有关同名项目内容。
6）入库价格报警。在办理备件入库时，自动检索计划台账发现备件入库单价远远超出或低于定额单价或计划单价时发出报警。
7）非计划入库监控。在办理备件入库时，检索计划台账监控入库备件是否有订货计划，对于无计划订货或超计划订货的备件进行限制。
（5）库存台账
基本项目包括：入库批号、物资编号、备件名称、库存数量、入库单价、入库类别、财务类别、统计类别、备件型号、存放位置。
扩充项目可由备件制造厂、用途、单重、材质、库存资金、备注、计量单位等组成。
与其它台账的受控关系：
1）在开备件入库票,记收入台账的同时自动添写备件库存台账。
2）在开备件出库票,记出库台账的同时自动核销备件库存记录。
3）在开备件收入或发出票时，根据定额台账进行备件超储或欠储报警。
（6）出库台账
基本项目包括：入库批号、物资编号、备件名称、出库数量、入库单价、入库类别、出库类别、财务类别、统计类别、备件型号、使用单位、出库日期。
扩充项目可由备件制造厂、用途、存放位置、材质、单重、备注、计量单位、保管员、批准人等组成。
与其它台账的受控关系：
1）依次由定额台账、计划台账、收入台账、库存台账和备件使用手册录入同名项目内容。
2）０警戒报警。在开备件出库票自动检索备件剩余库存数量，发现为０时进行报警，并打印在备件出库票上。
3）消耗定额报警。在开备件出库票自动检索备件消耗定额，发现当年累计消耗量达到年度消耗定额时进行报警。
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